VĂN HÓA CÔNG TY

  1. Cách chào hỏi
  • Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng.
  • Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào.
  • Mỉm cười thể hiện sự thân thiện.
  • Ánh mắt cười thân thiện bày tỏ thiện chí sau khi chào hỏi.
  • Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, thì phải cười hoặc gật đầu thể hiện nhận sự biết đối tượng đang có mặt.

  Đối tượng

Cách thức

Thời điểm

  Khách hàng hoặc đối tác

Xin chào Ông/Bà, Anh/Chị

Cùng bắt tay và gật đầu cười nói

Khi khách hàng bước đến cửa hàng

  Chào Anh/Chị

Khi khách hàng ra về

  Cấp dưới chào cấp trên

Chào Anh/Chị

Thuở ban đầu đầu gỡ đầu tiên trong ngày

  Đồng nghiệp

Chào Anh/Chị/Em

Gặp gỡ trong ngày

 

  • Thứ tự ưu tiên khi chào: nhân viên chào cấp trên trước, cấp trên sẽ chào lại, đồng nghiệp cùng cấp thì người nhỏ tuổi hơn sẽ chào người lớn tuổi hơn.

 

  1. Cách thức bắt tay:
  • Dùng một tay và chủ yếu dùng tay phải để bắt tay.
  • Khi bắt tay, mắt nhìn trực diện vào đối phương, nhưng tránh nhìn vào mắt người đối diện khi đó là Chủ tịch hay người lãnh đạo đứng đầu.
  • Bắt tay với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người, hữu nghị tôn trọng nhau, siết nhẹ tay để thể hiện sự trân trọng.
  • Bắt tay từ người cao tuổi hơn và chức vụ cao hơn, còn nếu vị trí thấp hơn thì cần chờ đối phương có ý chủ động.
  • Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay.
  • Không tỏ thái độ lệ thuộc hay sợ sệt khi bắt tay hoặc cúi người quá độ làm quan trọng vấn đề.
  • Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh hay cười nói to tiếng.
  • Không buông lỏng tay tỏ thái độ hờ hững..

 

  1. Giới thiệu
  • Giới thiệu người có vị trí thấp hơn cho người có vị trí cao hơn.
  • Giới thiệu có đầy đủ tên cùng chức vụ tại thời điểm đó.
  • Giới thiệu người trong Công ty trước rồi đến đối tác theo thứ tự tuổi tác và chức vụ.

 

  1. Tự giới thiệu
  • Với đối tác nên giới thiệu ngắn gọn, tên, bộ phận, chức vụ làm việc, không nói quá dài dòng.
  • Lịch sự, khiêm tốn, tôn trọng khi giới thiệu.

 

  1. Sử dụng danh thiếp (nếu có)
  • Chuẩn bị vài danh thiếp để khi mới gặp có thể gửi danh thiếp ngay khi đến buổi hội nghị, hội thảo, …
  • Không sử dụng danh thiếp đã cũ, gãy nếp hoặc có vết bẩn.
  • Không viết thông tin khác lên danh thiếp.

 

  1. Cách trao đổi danh thiếp:
  • Người tự giới thiệu đưa danh thiếp trước.
  • Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện.
  • Đứng lên khi đưa danh thiếp, tôn trọng người mình đang gửi danh thiếp và hướng dẫn xem thông tin bản thân cho nhanh nhất nhưng dễ ghi nhớ.
  • Nếu đối phương đưa danh thiếp trước thì nên gật đầu nhẹ và mỉm cười trân trọng khi nhận danh thiếp.
  • Giữ một khoảng cách khi nhận danh thiếp, kiểm tra và xác nhận thông tin. Nếu không rõ nên trực tiếp hỏi về cách phát âm hoặc bất cứ thông tin chưa thể xác định.
  • Khi gửi danh thiếp cho nhiều người cùng lúc, thì gửi cho vị trí cao nhất đứng đầu.
  • Sắp xếp lại danh thiếp khi nhận và ghi chú lại những người đã gặp.
  • Chú ý đưa danh thiếp bằng tay trái và nhận bằng tay phải.

 

  1. Văn hóa nói chuyện:
  • Diễn đạt bằng câu nói ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm.
  • Sử dụng từ ngữ đơn giản rõ ràng và chính xác, không dùng từ quá chuyên môn hoặc gây khó hiểu.
  • Nói đủ nghe, không nên lặp lại các sự việc cùng một giọng điệu hoặc không nên có nhiều lời nói thay đổi ý định trong cùng một thời điểm, không nên nói khi đang ăn hoặc nhai kẹo cao su hoặc đang hút thuốc.
  • Dùng đại từ nhân xưng “tôi” để tả ý kiến của mình.

 

  1. Văn hóa ứng xử với khách hàng hoặc đối tác:
  • Chào hỏi hoặc chủ động giúp đỡ nếu khách hàng có ý định cần giúp đỡ.
  • Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
  • Giao tiếp thái độ ân cần, biểu hiện sự thân thiện, tôn trọng mọi người
  • Nhanh chóng giải quyết thắc mắc than phiền của khách hàng nhằm chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất, sẵn sàng nghe góp ý và chấp nhận các đề nghị hợp lý, biết lắng nghe và đưa ra biện pháp diễn đạt phù hợp với khả năng hiểu biết của họ.
  • Không tụ tập, nói xấu cấp trên và đồng nghiệp, nói xấu tổ chức hoạt động, đảm bảo thái độ tôn trọng và lịch sự tối thiểu nhất.
  • Thực hiện đúng cam kết với khách hàng.

 

  1. Văn hóa ứng xử
  • Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trước thể hiện sự tôn kính. Lãnh đạo phải đáp lại cử chỉ thân thiện để xác nhận.
  • Cấp trên giao tiếp với cấp dưới phải nhã nhặn, chân thành, lắng nghe và tiếp thu ý kiến, hướng dẫn cụ thể rõ ràng đúng quy định về nội dung liên quan.
  • Ứng xử phải thuần phong mỹ tục, tôn trọng, lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc. Nếu không có khả năng về ngoại ngữ thì nên có thông dịch viên đã được bố trí.

 

  1. Giao tiếp điện thoại
  • Trả lời không quá 03 hồi chuông.
  • Khi gọi điện thoại nên chào hỏi và có nhân xưng.
  • Khi nghe điện thoại nên thể hiện thái độ lắng nghe.
  • Nói chuyện rõ ràng, không ảnh hưởng đến người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực sẵn sàng giúp đỡ.
  • Không nên tranh cãi và có thái độ bình tĩnh, không cắt ngang lời nói, và kết thúc cuộc gọi nên gửi lời chào hoặc cảm ơn hay thông báo sẽ gác máy.

 

  1. Nơi làm việc
  • Đối với nơi làm việc cá nhân nên sạch sẽ, gọn gàng, sắp xếp các thiết bị khoa học
  • Các tài liệu phải được phân vùng cụ thể, không để rối loạn làm ảnh hưởng công việc.
  • Mọi người cùng chủ động giữ gìn công sở xanh, sạch, đẹp hoặc liên hệ với bộ phận có trách nhiệm để xử lý kịp thời, không trò chuyện ồn ào ảnh hưởng đến người xung quanh.
  • Tuân thủ tác phong quy định và chức vụ của từng cá nhân trong Công ty về thời gian làm việc, quy định công tác, quy chế, quy trình…
  • Không để tay trong túi quần khi giao tiếp, phải biết nhường lối đi cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ, đi lại đóng cửa nhẹ nhàng, không khoát vai, chỉ trỏ, nắm tay nhau hoặc có tia mắt gắt cho đối phương.
  • Luôn ý thức với hành vi của bản thân, liên lạc trước với cấp trên khi vắng mặt, không rời khỏi công việc trong thời gian làm việc, trừ trường hợp đi thị trường, đi công tác, hoặc trường hợp cần thiết.
  • Không cản trở người khác khi làm việc, không vào phòng làm việc của các bộ phận không liên qua khi chưa có sự đồng ý của Trưởng Phòng hoặc Quản Lý Bộ Phận.
  • Tắt hết thiết bị điện khi không làm việc, đặt các thiết bị an toàn đúng chỗ.

 

  1. Văn hóa hội họp
  • Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu
  • Hiểu rõ nội dung và trách nhiệm của bản thân, nếu có điểm chưa rõ thì trao đổi để nắm vững thông tin thực hiện.
  • Tuân thủ quy tắc điều hành cuộc họp, không nói xen hoặc tự ý phát biểu khi người khác trình bày.
  • Hạn chế nghe điện thoại, nếu nghe bắt buộc ra khỏi phòng họp, thời gian gián đoạn cuộc họp tối đa là 5 phút.
  • Không làm việc trong giờ họp như đọc sách, báo, chơi game…
  • Tôn trọng ý kiến và lắng nghe thông tin cuộc họp để trình bày ý kiến riêng của mình.
  • Tạo tín hiệu phát biểu và giơ tay thể hiện cần có ý kiến.
  • Lãnh đạo cấp cao của Công ty ngồi vào ghế chủ tọa, đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo. Người quan trọng thứ hai ngồi bên tay phải của lãnh đạo, các vị trí còn lại sắp xếp theo thứ tự chức vụ, ngồi bên tay phải các chức vụ quan trọng, ngồi bên tay trái các chức vụ kém quan trọng hơn.

 

  1. Văn hóa khi có các hoạt động ngoài trời, sự kiện,…
  • Chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi phải tương xứng với cương vị của khách
  • Để khách ngồi thoải mái rộng rãi, chỗ ngồi giữa hai khách cách nhau 0,6 – 0,7m, vị trí bên phải long trọng hơn bên trái.
  • Vị trí càng gần chủ tiệc thì càng trọng thị và thể hiện chức vụ theo trình độ tương đương.
  • Trang phục nhã nhặn, lịch sự, thoải mái tự tin trong giao tiếp, không dùng đồ gắp thức ăn của mình để gắp thức ăn cho người khác, hành vi thể hiện người có văn hóa. Hòa nhập vui vẻ, cởi mở, thân thiện nhưng không tiết lộ bí mật cơ quan.
  • Nếu sử dụng xe ô tô thì người có chức vụ cao nhất ngồi bên phải của hàng ghế sau xe, kế tiếp là các vị trí thứ 2 ngồi ở tay trái của lãnh đạo, nếu lãnh đạo có phu nhân đi cùng, thì phu nhân ngồi ở vị trí danh dự của lãnh đạo, tức là lãnh đạo ngồi bên tay trái phu nhân, khi dừng xe, cán bộ xuống trước mở cửa xe cho lãnh đạo, và lãnh đạo bước xuống mời phu nhân ra kế tiếp, sau đó cán bộ lãnh đạo xuống sau.

 

  1. Phương tiện giao thông:
  • Cơ quan công ty bố trí khu vực để phương tiện giao thông (xe ô tô, xe máy…) cho cán bộ và công nhân viên khi đi công tác và khách đến giao dịch.
  • Nơi để xe phải an toàn, phòng chống cháy nổ, không thu phí giữ xe của cán bộ hoặc khách đến làm việc.
  • Nghiêm cấm mọi hình thức say rượu bia, chất kích thích, cờ bạc hoặc gây mất trật tự trong thời gian làm việc, không sử dụng lời nói khiếm nhã làm ảnh hưởng danh dự nhân viên, hoặc cậy quyền thế, mối quan hệ mà có thái độ hống hách quát nạt nhân viên.

 

  1. Ứng xử Công ty với gia đình cán bộ nhân viên
  • Các quy chế phúc lợi cho nhân viên các cấp quản lý, hỗ trợ chi phí khó khăn, tặng phẩm cho ngày kỷ niệm trọng đại, hỏi thăm khi có bệnh tật ốm đau, cúng viếng…
  • Hỗ trợ tương thân tương ái trong hoàn cảnh khó khăn, hoạn nạn.

 

  1. Ứng xử trong quy tắc công việc
  • Có ý thức trách nhiệm trong công tác và thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động sáng tạo nhằm hoàn thành công việc được giao.
  • Chấp hành sự điều động, phân công, không trốn tránh đẩy trách nhiệm khi thực hiện công việc, phối hợp hỗ trợ các phòng ban với nhau, không cố tình níu kéo thời gian.
  • Luôn có thái độ lắng nghe, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp công việc, trung thực thuật lại vấn đề cần giải quyết.
  • Có thời hạn giải quyết công việc và biện pháp rủi ro.
  • Tích cực đẩy mạnh đầu tư học hỏi các lĩnh vực khoa học công nghệ để cải tiến công nghệ sản xuất và nghiên cứu phát triển để đạt thành công cao nhất trong hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh, nắm bắt cơ hội phát triển.

 

  1. Chuẩn mực đạo đức:
  • Giữ vững giá trị đạo đức, không lạm dụng chức quyền, mối quan hệ áp đảo, áp đặt các chức vụ khác hoặc quát tháo không có cơ sở lý do.
  • Loại trừ, triệt tiêu các cá nhân có chức quyền mà cư xử không bình đẳng, thiếu tôn trọng Ban Lãnh Đạo, cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp.
  • Mọi người cùng làm việc vì thành tích chung, chứ không phải chuộc lợi bản thân, phải lắng nghe ý kiến chung, nếu ý trung thực, đúng vấn đề sự thật của công ty và công việc, đánh giá phân tích kịp thời vấn đề để giảm thiểu rủi ro.
  • Tập thể cùng học hỏi, không ngừng cải tiến nâng cao, chuyên môn, nghiệp vụ, rõ ràng quy trình công ty, quy trình phòng ban, các tài liệu hướng dẫn nhân viên và quy chế phúc lợi cho nhân viên.
  • Thể hiện nguyên tắc đạo đức công bằng, không thiên vị, không áp đặt, tôn trọng sự riêng tư, môi trường làm việc và không gian làm việc của các phòng ban.
  • Tuân thủ bảo mật thông tin cá nhân của tập thể nhân viên và khách hàng, tôn trọng giá trị của tất cả mọi người khi tiếp xúc trao đổi, chịu trách nhiệm về hành vi của mình trong phân việc.
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp trong các mối quan hệ đối nội và đối ngoại, tuân thủ pháp luật, không truy vấn các thói quen hoặc đạo đức cá nhân.
  • Tôn trọng đồng nghiệp và môi trường làm việc của các phòng ban, tiêu trừ các đối tượng cậy quyền thế, áp đặt nhân viên, không tôn trọng vấn đề cá nhân, và lạm quyền hạn các chức vụ khác.
  • Lạm dụng quyền hạn quá mức thường xuyên khó nhận biết và không lường trước được hậu quả, sử dụng quyền hạn vô ý thức và không tôn trọng sẽ ảnh hưởng đến nội bộ và bộ nhận diện thương hiệu Công ty.
  • Ban Lãnh Đạo và đội ngũ cán bộ chủ chốt phải nhận thức rõ những vấn đề tiềm tàng này mà tránh lạm dụng phạm vi quyền hạn của mình đến với quyền hạn người khác
  • Tuyệt đối không sao chụp, copy gửi tài liệu nội bộ công ty ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào khi không có sự cho phép các cấp thẩm quyền.
  • Tuyển dụng và đề bạt đúng quy trình tuyển dụng và quy trình tăng lương, thăng chức..
  • Không được tự ý chiếm hữu tài sản công ty, sử dụng không cẩn thận và lãng phí tài nguyên công ty.
  • Hệ thống thông tin điện tử công ty là hỗ trợ nhân viên làm việc, không được sử dụng cho vấn đề ngoài công việc.

 

  1. Trao thưởng, phạt, và thăng chức
  • Tổ chức quy chế phòng ban của công ty và các đơn vị thành viên.
  • Khuyến khích, động viên các đơn vị, cá nhân xây dựng tinh thần văn hóa trong các hoạt động nội bộ và kinh doanh, tôn vinh và nhân rộng điển hình văn hóa, đồng thời nâng cao xây dựng uy tín thương hiệu, hình thành danh hiệu và biểu tượng chung, đề cao giá trị văn hóa và cổ động lòng từ hào, gắn bó các cá nhân xuất sắc với tổ chức.
  • Trao thưởng cho tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc vì sự xây dựng văn hóa và thương hiệu.
  • BAN GIÁM ĐỐC